Węgleszyn, dnia 1.09.2022 r.

Znak sprawy: KP.BP.D.1.2022

Z A P Y TA N I E    O F E R T O W E

                 Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) Szkoła Podstawowa w Węgleszynie zaprasza do składania ofert na świadczenie usługi:

DOSTAWA OPAŁU DRZEWNEGO – PELLET

DO SZKOŁY PODSTAWOWEJ W WĘGLESZYNIE

W SEZONIE GRZEWCZYM 2022/2023

            I.  NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO     

Szkoła Podstawowa w Węgleszynie

Węgleszyn 51A, 28-363 Oksa

NIP: 656-230-19-51

REGON:001217316
telefon: (41) 380 91 05

e-mail: wicherb1@wp.pl

                       

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

• 1. Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż i dostawa opału drzewnego - PELLETU stanowiącego powszechnie dostępny przedmiot zamówienia o ustalonych standardach jakościowych spełniających normy europejskie potwierdzone najbardziej powszechnymi certyfikatami w Polsce i Europie DINplus, ENplus A1(certyfikacja potwierdzająca zgodność wyrobu z normą EN 4961-2 w klasie A1) wraz z rozładunkiem do Szkoły Podstawowej w Węgleszynie.
  2. Przedmiot zamówienia winien spełniać następujące parametry jakościowe:
•  pellet z trocin pochodzących wyłącznie z drewna (bez domieszek płyt wiórowych, płyt MDF, słomy, lakierów, kory itp.)
•    średnica od 6mm do 8mm
• długość od 10 mm do 30 mm
• wartość opałowa nie niższa niż 18,0 MJ/kg
• wilgotność nie większa niż 10%
• zawartość popiołu nie większa niż 0,7%
• poziom pyłu nie większy niż 0,5%
• zawartość siarki nie większa niż 0,08%
• gęstość nasypowa powyżej 600kg/m³  

1. 1. Zamawiający planuje zakupić 100 ton pelletu w sezonie grzewczym 2022/2023 w workach         do 25 kg z nadrukowaną informacją o producencie i rodzaju certyfikatu jakości.
   2. Dostawy opału odbywać się będą sukcesywnie, partiami, w ilościach jednorazowo wynikających z bieżących potrzeb Zamawiającego i dostosowane do możliwości magazynowych, uzgadniane telefonicznie każdorazowo przed planowaną dostawą w terminie określonym w ofercie.
   3. Dostawy pelletu odbywać się będą transportem Wykonawcy i na jego koszt wraz                               z rozładunkiem do wskazanego pomieszczenia w szkole w godzinach od 8.00 do 14.00. Jednorazowa wielkość dostawy nie większa niż 24 tony.
   4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian ilości, wielkości i terminów dostaw.
   5. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia wizji lokalnej w terenie (na własny koszt) oraz uzyskania wszelkich niezbędnych informacji, które mogą być konieczne do prawidłowej wyceny oferty i podpisania umowy, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy. 
   6. Określona w niniejszym zapytaniu ofertowym ilość pelletu jest wielkością szacunkową i jako taka nie może stanowić podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń co do ilości faktycznie zamówionych dostaw.
   7. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu w dniu dostawy wymagane atesty i certyfikaty na dostarczony pellet.
   8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do reklamacji jakości dostarczonego opału w terminie 60 dni od daty dostawy. Reklamacja jakościowa dotyczyć może spełnienia wymagań jakościowych zawartych w punkcie 2.
   9. Szczegółowe warunki, na podstawie których będzie realizowane zamówienie zostały określone     w załączonym wzorze Umowy.

1. TRYB POSTĘPOWANIA

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zaproszenia do składania ofert, zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.), dla zamówień i konkursów, których wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro ustawy nie stosuje się.
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. 2016, nr 119, s. 1), zwanego dalej „RODO” informuję, że:

• administratorem Pani/pana danych osobowych jest Szkoła Podstawowa w Węgleszynie (adres: Węgleszyn 51A, 28-363 Oksa; tel. kontaktowy 41/3808048);
• w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: inspektor@wp.pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art.6 ust.1 lit. c RODO w celu związanym
  z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.);
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia lub na okres przechowywania tych danych zgodnie z wytycznymi o dofinansowania z środków zewnętrznych;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanych z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego -konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących*;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych**;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO***;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego znaczników.

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

1. DOKUMENTY, JAKIE WYKONAWCA POWINIEN ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY

Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:

1. Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz ofertowy – wg załączonego wzoru formularza ofertowego (załącznik nr 1).
2. Certyfikat jakości pelletu, w języku polskim wystawiony imiennie na Wykonawcę - oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem - w celu potwierdzenia, że oferowane wyroby (pellet) odpowiadają wymaganiom jakościowym określonym przez Zamawiającego.
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji) wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
4. Pełnomocnictwo, w przypadku osób upoważnionych do reprezentacji podmiotu/oferenta.

      

1. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamawiający ustala termin wykonania zamówienia: sezon grzewczy 2022/2023 od 15.10.2022 r.    do 15.04.2023 r. - przewidywany termin rozpoczęcia i zakończenia może ulec zmianie z uwagi na warunki pogodowe.

1. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT.

1. Oferta powinna być dostarczona w formie pisemnej, osobiście lub listownie do Szkoły Podstawowej w Węgleszynie Węgleszyn 51 A, 28-363 Oksa, Sekretariat, w godzinach: od 8⁰⁰ – 14 ⁰⁰ od poniedziałku do piątku.
2. Termin złożenia oferty: do dnia 14 wrzesień 2022 roku do godziny 10⁰⁰.

1. Oferty złożone po upływie wyznaczonego terminu nie będą brane pod uwagę i zostaną zwrócone bez otwierania.
2. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

1. TERMIN OTWARCIA OFERT.

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 14 wrzesień  2022 r. o godzinie 10¹⁵.

    

1.  WARUNKI PŁATNOŚCI.

Szczegółowe zasady rozliczenia zawarto we wzorze umowy.

1. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY.

1. Wartość oferty należy podać netto i brutto z wyodrębnieniem podatku VAT.
2. Przez cenę oferty Zamawiający rozumie cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie          z wymaganiami zawartymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. Cena za realizację zamówienia musi zawierać wszystkie elementy kosztów wykonania przedmiotu zamówienia, koszt dostawy, koszt pakowania i ubezpieczenia podczas transportu, rozładunku itp. Skutki finansowe błędnego obliczenia ceny oferty, wynikające z nieuwzględnienia wszystkich okoliczności, które mogą wpływać na cenę, obciążają Wykonawcę. W okresie obowiązywania umowy cena całkowita ma być niezmienna przez cały czas realizacji zamówienia.
3. Przy obliczaniu wartości cen poszczególnych elementów należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza niż 5, to przy zaokrągleniu druga cyfra nie ulega zmianie, jeśli trzecia cyfra po przecinku jest równa 5 lub większa, to druga cyfra ulega zmianie w górę.
4. Cena oferty musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

1. SPOSÓB OCENY OFERT.

1. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
   1. cena brutto  70%  liczona wg poniższej formuły:

                

najniższa cena brutto ze wszystkich ważnych ofert

--------------------------------------------------------------------   x 70  = ilość punktów

cena brutto oferty badanej

                      

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksymalnie 70 punktów.

1. 1. termin dostawy 30%

Kryterium „termin dostawy” będzie oceniane na podstawie zadeklarowanego przez Wykonawcę         w formularzu ofertowym terminu dostawy przedmiotu umowy. W formularzu ofertowym Wykonawca wpisuje jeden z trzech wariantów.

Zamawiający przyzna punkty za zadeklarowanie przez Wykonawcę terminu dostawy według następujących zasad:

• za zadeklarowanie terminu dostawy 7 dni – 0 pkt,
• za zadeklarowanie terminu dostawy 5 dni – 20 pkt,
• za zadeklarowanie terminu dostawy 3 dni – 30 pkt,

Wykonawca określa termin dostawy w okresach – 3, 5 lub 7 dni.

Wykonawca nie może zaoferować terminu dostawy dłuższego niż 7 dni. W przypadku zaoferowania terminu dostawy dłuższego niż 7 dni, oferta wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z zapytaniem ofertowym.

W przypadku zaproponowania terminu dostawy równego lub krótszego niż 3 dni ofercie zostanie przyznana maksymalna liczba punktów w tym kryterium tj. 30 punktów.

W przypadku braku wskazania w formularzu ofertowym terminu dostawy lub wskazanie błędnego terminu Zamawiający uzna, że Wykonawca zaproponował maksymalny termin dostawy tj. 7 dni.

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksymalnie 30 punktów.

1. Ocena końcowa będzie sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach oceny ofert. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferta dodatkowa nie może być wyższa niż oferta podstawowa.
2.   W toku badania i oceny ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się               z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.

1. OSOBY PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCAMI.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia w sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia. Osobą wskazaną do kontaktu jest: Barbara Wicher tel. (41) 380 91 05,             w godzinach 8^{00 –} 12 ⁰⁰

1. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY.

1.  Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego w języku polskim, w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Oferta oraz wszystkie wymagane załączniki muszą być podpisane (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osobę/osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu (w załączeniu KRS/CEIDG lub/ oraz pełnomocnictwo). Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem notarialnie. Zamawiający nie dopuszcza składania pełnomocnictwa w formie elektronicznej bądź faksem.
3. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną.
4. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane; uzyskaną liczbę stron należy wpisać do formularza oferty – załącznik nr 1.
5. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz          z upływem terminu składania ofert.
6. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie w poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert.
7. Na kopercie oferty należy zamieścić następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy   

        oraz oznaczenie:

OFERTA

Zapytanie ofertowe nr KP.BP.D.2.2022

DOSTAWA OPAŁU DRZEWNEGO – PELLET

DO SZKOŁY PODSTAWOWEJ W WĘGLESZYNIE

W SEZONIE GRZEWCZYM 2022/2023

Nie otwierać przed godziną 10¹⁵ 14 dnia wrzesień 2022 r.

Tak opisaną kopertę należy złożyć w miejscu wskazanym powyżej przez Zamawiającego.

1. Oferent może złożyć tylko jedna ofertę. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
2. Oferta Wykonawcy niezgodna z Zapytaniem ofertowym zostanie odrzucona przez Zamawiającego.
3. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę:

1. za skuteczne wprowadzenie zmian, Zamawiający uzna zmiany wprowadzone przed upływem terminu składania ofert poprzez pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian w złożonej ofercie. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane                         i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Opakowanie (koperta) w którym jest przekazywana zmieniona oferta, należy opatrzyć napisem ZMIANA OFERTY.
2. za skuteczne wycofanie oferty, Zamawiający uzna pisemne oświadczenie Wykonawcy             o wycofaniu oferty, złożone przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie powinno być oznaczone numerem sprawy i nazwą postępowania „zapytanie ofertowe na ...”                   z dopiskiem WYCOFANIE OFERTY.

1. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH.

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich oferentów telefonicznie i przesyłając informację na adres poczty mailowej, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania Wykonawcy, którego ofertę wybrano.
2. Zamawiający zawrze umowę (wzór stanowi załącznik nr 2) z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
3. Projekt umowy stanowiący załącznik nr 2 nie podlega negocjacjom, złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją postanowień umowy.
4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

1. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA I INFORMACJE.

Zamawiający przewiduje możliwość niewyłonienia Wykonawcy lub możliwość odstąpienia od wyboru Wykonawcy w przypadku braku środków na realizację zamówienia.

1. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW.

1.   Załącznik nr 1 – formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 – wzór umowy

                                                                                                                        Zatwierdzam

Barbara Wicher

​​​​​​​